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中腾OA系统实现行政办公的全方位平台化

2018-03-14 10:49

随着时代发展,新科技不断进步,应用先进的计算机和通信技术手段,建设一个安全、可靠、高效的信息网络和电子化办公管理系统,实现办公事务处理、信息管理、档案管理、日常业务工作的规范化、标准化、智能化的信息办公平台势在必行。 
中腾OA为企业构建出一个全方位的平台化环境。 
1、建立统一的工作事项记录、办公资料信息收集平台。
在实际工作中,每件事、每个人、每时每刻都在不断地接收信息、加工信息和利用信息。内容繁多,包括正式的公文、内外单位传送的文件资料、电话传真、电子邮件等,形式多样,有纸质文件、电子文档,图片、录音、录像等;一件工作事项涉及多部门、多人员。事前、事中、事后会形成各种形式资料,纸质材料应按卷宗方式进行保管,同样电子信息材料也需要以卷宗形式存储。目前由于工作中存储材料、记录事项一般是按时间流水性的存放在电脑中,随意性大,造成信息的不连续性,零散资料不能相互关联,很难将一件工作的材料捆绑在一起存放,这样既不能阅览整体事件的全貌,也不能反映前后形成历程。
中腾OA办公系统可以为企业的行政办公搭建一个信息化管理平台。每个人在处理一项工作时,随时就可以将产生的文件信息采集到平台中,实现平时收集整理,标准统一,集中存储的服务器上永久保管。做到工作信息资料的连续、完整、规范。  
2、建立一个办公事项自动流转、信息共享的交流平台。
工作中除了标准公文处理以外,还存在大量的日常的事务处理。涉及横向或纵向的部门之间、上下级之间和人员之间的事务,平时靠上门递交、传真、电话等方式进行。文档信息的存储本身是电子格式,却使用手工方式传送,还需要做打印、复印工作,不仅浪费纸张和时间,也增加了劳动强度,有时人员之间还相互干扰工作。除此之外,人员都在各自的部门办公,信息却不能实时沟通和使用;作为领导无法及时的掌握一线的一手信息,信息了解不够全面、及时,也不利于决策工作。
中腾OA办公系统为企业经理的交流共享平台,可以让企业员工在实际工作处理中,增强部门之间、上下级之间和人员之间的事务转接和信息交流,通过平台实现信息共享、实时通信、在线提醒、动态流转,解决人工流转周期长、遗漏、滞后等现象。  
3、建立一个将全部工作资料电子化,形成完整电子化的档案管理平台。
传统的档案资料管理模式,是将纸质档案按分类的方式收集保管。但是随着信息化社会的发展,纸质文件档案管理是必要的,但除了纸质文件外,还存在大量的多种电子资料。当今,迫切需要一套电子化档案管理系统,即可以把工作事项的全部资料捆绑式的归集起来形成电子档案,也可以把纸质档案扫描转化为电子文件,并且与档案编号对应,做到纸质与电子两种形式相互对应统一。
中腾OA办公系统实现的档案管理平台既解决了纸质资料平时无法归档,必须等到年底才能整理归档的问题,又解决了平时不注意资料的收集整理,造成资料散失遗漏的问题。也解决了以往纸质档案资料管理中的标准不统一、整理的规格不统一等问题。做到了“一次采集,反复利用”,保证了资料档案的原始性、完整性、准确性。  
4、建立一个利于自我监督、领导监控、辅助决策扁平化工作平台。
工作中上级领导需要及时了解下级的工作状态,以及每项工作的进展情况。目前只能靠下级汇报的方式被动的接收工作信息,做不到自主实时的获得全方位信息,因此不能及时掌握每个人工作状态,每件事的进展程度,不能全面反映一个单位、一个处室的整体工作,不利于自我监督和领导监控,不利于一件事的督办完成,不利于领导决策提供全面的信息。
中腾OA办公系统的个人办公管理平台通过记录每个人、每件事的工作事迹,及时掌握每个人的工作状态,每件事的进展程度,全面反映一个单位、一个处室的整体工作,形成自我监督和领导监控,为领导决策提供全面的信息。  
5、建立一个信息快速检索,电子化档案查阅平台。 
纸质资料不易翻阅,即便是电脑中的电子文件,也是依靠人工记忆去查找,不能快速定位,常常发生应用时确不能找到的尴尬现象。以手工方式采集、传递、接收、归档资料信息,容易造成内容残缺不全,影响了资料信息的完整性、真实性和连续性。尤其是工作档案资料信息量度大,时间跨度长,如果档案资料及文档信息收集不齐全、存放不统一,不能实时共享,直接造成检索难,查阅不方便。
中腾OA办公系统通过平台记录全部工作事项,以及每件事事前、事中、事后相关材料进行采集,形成一套电子化档案,电子档案具有更好的优越性,记录内容齐全,长期保管方便,具备共享和快速检索的功能。如果需要查找某一事件,即刻就能搜索到,展现相关联的材料信息,还原事件的历史全貌。另外,还能够展现一个单位、一个部门、一位工作人员全部的工作事件档案。 

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